7 conseils pour une signature d’email professionnel parfaite

7 astuces signature email

Lorsque vous envoyez un email, que ce soit dans un but personnel ou professionnel, la signature à la fin de celui-ci représente votre identité digitale. Selon une étude américaine réalisée en 2015, seulement 52% des professionnels disposent d’une signature. Et c’est sans compter les signatures de mauvaise qualité !

Pensez au destinataire de votre email

 

Mettez-vous un instant à la place de votre correspondant qui lira votre mail. Si celui-ci a besoin de vous contacter pour obtenir plus de renseignements, il peut tout à fait répondre à votre email. Mais si c’est urgent, avec une signature de qualité il pourra trouver en bas de votre mail votre numéro de téléphone. Au-delà de l’aspect purement pratique, une signature professionnelle de qualité vous permettra de structurer davantage votre email en matérialisant sa conclusion.

Les 7 astuces pour une parfaite signature d’email professionnel

 

1. Restez simple

Il est tout à fait possible de présenter dans votre signature une image avec votre logo. Mais attention, votre signature d’email professionnel n’est pas une carte de visite. Vous devrez éviter au possible les polices d’écriture un peu trop graphique et préférer une typographie peut être plus classique, mais surtout professionnel. Utilisez au maximum 3 couleurs tout en les harmonisant le plus possible.

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2. Soyez court et concis

Tenez-vous en à l’essentiel : votre nom et prénom, votre société, votre numéro de téléphone, votre email et éventuellement l’adresse de votre société si vous trouvez cela utile pour vos interlocuteurs.

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3. Faites la promotion de vos actualités

Une signature d’email est aussi un emplacement parfait pour parler de vos dernières actualités. Que ce soit la sortie d’un livre blanc, la participation à une conférence ou encore une récompense reçue par votre entreprise ; votre signature fera parfaitement l’affaire. N’oubliez pas dans ce cas de placer un lien dans votre signature d’email qui renverra vers une page comportant plus d’informations à ce sujet.

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4. Soyez en harmonie avec votre société

Bien qu’une signature professionnelle vous soit propre, n’oubliez pas que celle-ci doit refléter votre société. Votre entreprise peut vous imposer par le biais d’une charte graphique un choix restreint de couleurs, de format de logo on encore de présentation. Mais même sans consignes particulières, restez proche de l’identité de marque, car votre signature représente en partie votre société aux yeux des autres parties. Vous pouvez également ajouter l’adresse du site internet de votre entreprise.

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5. Structurez l’ensemble de la signature

Sans être un professionnel du design, vous pouvez tout à fait utiliser à votre avantage les signes de ponctuation ou les styles d’écriture (en gras, souligné, en italique). Vous pouvez ainsi mettre en relief l’ensemble des informations présentent dans votre signature pour lui donner une structure aérée tout en étant informatif.

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6. Soyez connecté aux réseaux sociaux

L’email reste très efficace pour communiquer sur différents sujets professionnels. Cependant, ce n’est pas une raison pour oublier les réseaux sociaux dans leur ensemble. Vous pouvez ajouter votre compte LinkedIn ou Viadeo ainsi que les comptes sur Facebook, Twitter, Instagram de votre société. N’oubliez pas que cette signature est apposée au bas d’un email professionnel, soyez donc prudent de ne pas mélanger vie privée et vie professionnelle sur les médias sociaux.

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7. Ajoutez quelques détails

Suivant votre position et votre rôle dans la société ainsi que le but de votre email, il peut être intéressant d’ajouter quelques détails. On peut tout à fait imaginer que la signature email du CEO sera différente de celle de ses employés, mais tout en restant en harmonie avec l’identité de marque de l’entreprise.
De plus vous pouvez tout à fait créer plusieurs modèles de signatures d’email et utilisez celle qui conviendra le mieux au mail que vous souhaitez envoyer.

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Pour conclure

En guise de signature de fin d’article, je souhaiterais tout simplement vous encourager vivement à créer ou améliorer votre signature d’email professionnel. En effet ceci est très utile pour l’ensemble des personnes qui correspondront à l’avenir avec vous. Pour terminer, je souhaiterais saluer le travail réalisé par Cloud Solution pour leur infographie très complète, que vous pouvez retrouver ici.

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